Osmanlı’da Kayıt ve Arşiv Geleneği
Kuş kaçtı, Süt taştı, bardak kırıldı kavilinden gelişmeler bile kaydedilir olaylar günü gününe yazılarak saklanırdı.Çoğu zaman  tetkiki sıkıcı ama kimi kısımlarında son derece önemli olaylar kayıtlı ruzanameler (günlük) böyledir.

Adâletlü ve müruvvetlü Pâdişâh-ı Zillullâh hazretlerinin rikâb-ı hümâyûnlarına arz-ı hâl budur ki,
Sa‘âdetlü Pâdişâhımın çamaşır leğenleri köhne olup isti’mâli mümkin olmadığı
Ecilden ve hem serây-ı âmire mühimmâtı içün altı kantar bakır ve has bağçede
Olan bostancı kullarınun bazı levâzımları içün bir kantar bakır
Recâ olınur. Bâkî emr-i fermân sa‘âdetlü pâdişâhımındur

Sol üst köşede Padişah’ın ” Verdim” (virdüm) yazılı izni görülmektedir.
Saygının ifadesi olarak  “Padişah-ı Zillullah” kelmesi normal cümle yerinde boşluk bırakılarak  en üste yazılmıştır.

Günümüz Türkçesi ile :

Padişahıma arz ederim ki;  çamaşır leğenleri çok eskimiş olup kullanması mümkün değildir. altı kantar ve bostancıların bazı ihtiyaçları  için bir kantar bakır rica olunur.

Kayıt Tutma Geleneği

Osmanlılarda kayıt tutma ve bunları saklama düşüncesinin devletin ilk yıllarından beri mevcut olduğunu bugüne kadar muhafaza edilegelen milyonlarca vesikadan anlamak mümkündür. Hiç şüphesiz bu kayıt tutma ve saklama fikri yani arşivcilik geleneği Osmanlılara eski Uygur, Selçuk, İlhan ananesinden, Emevi-Abbasi tesiri ve Bizans etkisinden gelen bir sentezin sonucuydu.

Osmanlılar kayıt sistemleri bu günkü dosyalama usulünün karşılığı diyebileceğimiz defter usulüne dayanıyordu. Zihniyette kağıt hele hele yazılı kağıt saygı duyulan bir meta olduğundan en küçük vesika hatta müsveddeler bile atmadan saklanmıştır.

Vesikaların saklanması bugünkü modern arşivleme anlayışına benzememekle birlikte, ilk devirlerden itibaren gerek duyulduğunda belgeye gayet süratli ve hızlı ulaşabilecekleri bir sistem kurulmuştu. İşi biten belgeler kadife veya atlas keselerde aylık olarak toplanarak üzerine ayı yazılır, keseler yıl sonunda torbalara konur ve üzerine ait olduğu yıl işlenerek sandıklanırdı. Sandıklar içerisine kurt, böcek ve güvelere karşı DDT serpilerek ait olduğu evrak türüne göre (örneğin maliye belgeleri eski Çadır Mehterleri kışlasında) Selatin camilerini mahzenlerinde, tomruk dairesinde, dış hazine dairesinde, Saray-ı Atîk” denilen mahzende depolanırdı.

Okunuşu : Defter-i Hakanî Nezareti - Önce Defterhane sonra Derter-i Hakanî Nezareti denilen enson Tapu umum müdürlüğüne çevrilen Osmanlı arazi kayıtları arşivi. Cumhuriyetle beraber topu ve kadastro genel müdürlüğü

Fetihten sonra ilk arşiv Yedikule’de kurulmuştu. Bu eski kayıtlara ihtiyaç duyulduğunda izin alınarak mahzenlerden çıkarılıyordu. Padişahlar bile kendi hatt-ı hümâyûnlarını görmek istediklerinde kendilerine emaneten verilip işi bittiğinde alıp yerine konurdu.

Bu titiz kayıt ve arşiv geleneği sayesinde günümüze Anadolu, Balkanlar, Ortadoğu ve Kafkasya’nın geçmiş yüzyıllarına dair tarihini yazabilecek milyonlarca belge intikal etmiştir.

Yukarıda resmi görülen vesika basit bir saray yazışmasının dahi titizlikle saklandığını göstermesi bakımından ibretliktir.

Konuyla ilgili Bir Hikaye “ Cemaziyülevvelini bilmek”

Yukarıda da anlattığımız gibi Osmanlıda evrak ay sonunda atlas yahut kadife keselere konur üzerine o zamanki takvimce ait olduğu ay yazılırdı. ( Şaban, Muharrem, Safer,  Cemaziyelahir, Cemaziyelevvel gibi  Bunlar da yıllık olarak torbalara, torbalar sandıklara konarak depolanırdı.

Bir gün defterhanede çalışan katiplerden birisi kadife keselerden birini alıp evine götürerek kendisine bir iç çamaşırı (don) diktirir. Ancak dona çevrilen kesenin üzerinde kırmızı mürekkeple yazılı “Cemaziyelevvel” yazısını yıkamakla çıkarması bir türlü mümkün olmaz ve öylece kullanır.

Bir gün bizim katip hamama gider ve diğer katip arkadaşlarından biriyle karşılaşır. Arkadaşı tesadüfen katibin donundaki  “Cemaziyelevvel” yazısını görür, güler ama ses çıkarmaz! Gel zaman git zaman arkadaşlar arasında bir münakaşa mevzu olunca hahamda gördüğüne atfen  de söylenir. “suus suuus ben senin cemaziyilevvelini bilirim “

Bibliyografya
Mubahat S. Kütükoğlu, Osmanlı Belgelerinin Dili (Diplomatik), Kubbealtı Neşriyat, IST 1994 S.1-5
“Osmanlı Arşivciliğinin Tarihsel Gelişimi”, Belgelerle Arşivcilik Tarihimiz Osmanlı Dönemi, , Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü  ANK 1999
İshak Keskin, Ortaçağ İslam Dünyası’nda Arşivcilik; Fatımi Dönemi Arşivciliğine ve Arşivcilik Uygulamalarına Dair Bir Değerlendirme
S.Faroqhi, Osmanlı Tarihi Nasıl İncelenir, Tarih Vakfı Yurt Yayınları, IST 2003 s,46-47,80-83
M.Z. Pakalın, TDVTS, “Defterhane”, MEB, IST.1983, C.1 S.149